ORGANISATIE FIT
Organisatie FIT
paraDIGMA groep heeft als missie om werkend Nederland duurzaam inzetbaar te maken door middel van een unieke benadering van mens, werk en gezondheid. Onze aanpak voor vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid wordt geleid door de FIT-strategie. Deze strategie richt zich op het optimaliseren van de FIT voor mens, werk en organisaties op een praktische manier. We hanteren hiervoor het FIT-model, dat bestaat uit vier domeinen, waarvan ‘organisatie FIT’ er een is.
Wat is organisatie FIT?
Dit domein ziet toe op de mate dat een medewerker past bij de organisatie. In termen van cultuur, waarden en normen, sociale veiligheid en leiderschap. Maar ook op het gebied van missie, visie en strategie. Medewerkers met een optimale Organisatie FIT zijn gelukkiger in hun werk en passen zich makkelijk aan bij verandering. Daarnaast zijn deze medewerkers ambassadeurs voor de organisatie, zowel intern als extern. Dit verhoogt het algehele werkgeluk, motivatie en samenwerking.
Wat heeft invloed op Organisatie FIT?
Steun collega’s
“De mate waarin de medewerker hulp kan krijgen van collega’s en met hen over persoonlijke zaken kan spreken.”
De steun van collega’s speelt een grote rol in hoe goed iemand functioneert op het werk. Wanneer medewerkers hulp krijgen van hun collega’s en open kunnen praten over persoonlijke zaken, voelen ze zich meer op hun gemak en ondersteund. Dit helpt hen beter met stress om te gaan en bevordert een positieve werksfeer. Ook versterkt het de samenwerking en maakt het werk plezieriger.
Als er te weinig steun van collega’s is, kan dat leiden tot gevoelens van eenzaamheid en overbelasting. Medewerkers kunnen zich snel overweldigd voelen en hun motivatie kan afnemen. Dit kan uiteindelijk leiden tot meer arbeidsverzuim en verminderde productiviteit. Een gebrek aan sociale steun kan dus niet alleen de individuele medewerker beïnvloeden, maar ook de hele teamdynamiek en de sfeer op de werkvloer negatief beïnvloeden. Binnen de FIT-analyse onderzoeken we hoe gemakkelijk medewerkers hulp kunnen vragen aan collega’s en of deze toegankelijk zijn voor zowel privé- als zakelijke kwesties. We evalueren de mate van steun die medewerkers ervaren van hun collega’s. Dit biedt inzicht in de beschikbaarheid en bereidheid van collega’s om ondersteuning te bieden.
Collectieve waarden
“De mate waarin de persoonlijke waarden van de medewerker overeenstemmen met die van de organisatie.”
Wanneer de persoonlijke waarden van medewerkers overeenkomen met de collectieve waarden van de organisatie, resulteert dit in een sterke fit tussen individu en organisatie, wat tal van voordelen met zich meebrengt. Medewerkers die zich identificeren met de waarden van hun organisatie voelen zich vaak meer betrokken en gemotiveerd, wat leidt tot hogere werktevredenheid en betere prestaties. Dit alignment vergroot de kans op retentie en vermindert het personeelsverloop, wat gunstig is voor de continuïteit en stabiliteit van de organisatie.
Waardenconsistentie draagt bij aan een versterkte organisatiecultuur met effectieve samenwerking binnen teams. Het bevordert een gevoel van gemeenschap en maakt het makkelijker om gezamenlijke doelen te bereiken.
Aan de andere kant, als er een mismatch is tussen de persoonlijke waarden van medewerkers en de collectieve waarden van de organisatie, kunnen er aanzienlijke risico’s ontstaan. Medewerkers kunnen gevoelens van ontevredenheid en demotivatie ervaren, wat kan leiden tot verminderde productiviteit en hogere arbeidsverzuimcijfers. Deze discrepantie kan ook leiden tot verhoogde wrijving en conflicten binnen teams, wat de organisatiecultuur kan ondermijnen. Langdurige waarde-inconsistentie kan resulteren in een verhoogd personeelsverloop en een negatieve impact op de algehele prestaties van de organisatie. Binnen de FIT-analyse onderzoeken we in hoeverre de persoonlijke waarden van medewerkers overeenkomen met de waarden van de organisatie. Dit biedt inzicht in de mate van culturele en waarden FIT tussen individuen en de organisatie.
Sociale veiligheid
“De mate waarin de medewerker zich veilig in de groep (team) voelt, en niet bang is om afgerekend te worden op fouten.”
Sociale veiligheid is essentieel, omdat medewerkers zich vrij moeten voelen om hun werk te doen zonder angst voor negatieve gevolgen als ze een fout maken. Dit helpt hen om open te zijn over problemen en lastige situaties, wat zorgt voor snellere oplossingen en een betere samenwerking. Medewerkers moeten zich ook op hun gemak voelen binnen hun team, zonder bang te zijn voor sociale uitsluiting. Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om een veilige werkplek te creëren waar pesten, intimidatie en ongepaste gedragingen niet worden getolereerd. Ze moeten ervoor zorgen dat medewerkers zich ondersteund voelen en dat er duidelijke manieren zijn om problemen te melden en op te lossen. Door een cultuur te bevorderen waarin medewerkers zich veilig voelen om fouten te maken en openlijk te praten, dragen werkgevers bij aan een positieve en effectieve werkomgeving.
Binnen de FIT-analyse onderzoeken we hoe medewerkers sociale veiligheid ervaren door te beoordelen in hoeverre ze fouten mogen maken, zich onderdeel van het team voelen en zich veilig voelen om over moeilijke situaties te praten. Dit geeft inzicht in de sociale veiligheid op de werkplek en hoe deze bijdraagt aan een open en ondersteunende werkcultuur. We evalueren of medewerkers zich vrij voelen om hun zorgen te uiten zonder angst voor negatieve gevolgen.
Leiderschap (steun)
“De mate waarin de medewerker hulp krijgen van de direct leidinggevende, en met hem/haar over persoonlijke zaken kan spreken.”
Steun van een leidinggevende is cruciaal omdat het een gevoel van veiligheid en vertrouwen bij medewerkers bevordert. Toegankelijke leidinggevenden maken het makkelijker voor medewerkers om hulp te vragen, wat de efficiëntie en het vermogen om problemen oplossen verbeterd. Open communicatie over persoonlijke en zakelijke kwesties helpt stress te verminderen en verhoogt de werktevredenheid en sociale veiligheid.. Dit leidt tot gemotiveerde en betrokken medewerkers, wat resulteert in lager arbeidsverzuim en minder personeelsverloop. Door deze steun voelen medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund, wat hun loyaliteit aan de organisatie versterkt. Bovendien kan het bespreken van persoonlijke problemen met een leidinggevende de werk-privébalans verbeteren, wat bijdraagt aan het welzijn van de medewerker. Toegankelijke en ondersteunende leidinggevenden spelen een sleutelrol in het creëren van een positieve werkomgeving, wat uiteindelijk de duurzame inzetbaarheid verbetert. Binnen de FIT-analyse onderzoeken we in hoeverre medewerkers zich vrij voelen om zowel persoonlijke als zakelijke kwesties met hun leidinggevende te bespreken en of de leidinggevende bereikbaar is voor hulp. Dit biedt inzicht in de mate van leiderschapssteun binnen de organisatie. We evalueren hoe toegankelijk en ondersteunend leidinggevenden zijn voor hun medewerkers.
Leiderschap (kwaliteit)
“De mate waarin de leidinggevende als inspirerend, verbindend, versterkend en faciliterend wordt ervaren.”
De kwaliteit van leiderschap wordt binnen de FIT analyse gemeten aan de hand van de mate waarin een leidinggevende inspirerend, verbindend, versterkend en faciliterend is. Een inspirerende leidinggevende geeft medewerkers het gevoel dat ze aan iets belangrijks werken, wat hun motivatie en betrokkenheid vergroot. Door medewerkers te stimuleren te doen waar ze goed in zijn, worden hun sterke punten benut en hun professionele groei bevorderd. Een verbindende leidinggevende zorgt voor een sterk teamgevoel, wat samenwerking en onderlinge steun binnen het team versterkt. Bovendien geeft een goede leidinggevende medewerkers voldoende vrijheid en verantwoordelijkheid, waardoor ze zich vertrouwd en gewaardeerd voelen. Deze aanpak bevordert niet alleen de autonomie van medewerkers, maar ook hun innovatie en probleemoplossend vermogen. Wanneer een leidinggevende deze kwaliteiten toont, leidt dit tot een positievere werkomgeving, verhoogde medewerkerstevredenheid en betere organisatorische prestaties. Het resultaat is een team dat zich ondersteund en gemotiveerd voelt om gezamenlijk doelen te bereiken.
Onderlinge communicatie
“De mate waarin de medewerker vindt dat het management op de hoogte is met wat er op de werkvloer speelt en dat de communicatie met andere afdelingen soepel verloopt.”
Goede onderlinge communicatie is cruciaal voor een effectieve organisatie. Wanneer het management voldoende op de hoogte is van wat er op de werkvloer speelt, voelen medewerkers zich gehoord en begrepen. Dit bevordert betrokkenheid en vertrouwen in de organisatie. Soepele communicatie met andere teams en afdelingen zorgt voor betere samenwerking en voorkomt misverstanden, wat de efficiëntie en resultaten ten goede komt. Echter, als het management niet goed op de hoogte is over wat er op de werkvloer speelt, kunnen er disconnecties ontstaan die leiden tot frustratie en demotivatie bij medewerkers. Slechte communicatie tussen afdelingen kan resulteren in conflicten, vertragingen en inefficiëntie. Deze problemen kunnen de algehele prestaties van de organisatie nadelig beïnvloeden en de werksfeer verslechteren. Daarom is het essentieel dat het management regelmatig feedback verzamelt en transparant communiceert, zodat een open cultuur wordt gestimuleerd waarin problemen snel kunnen worden aangepakt en samenwerking wordt bevorderd. Binnen de FIT-analyse onderzoeken we de ervaringen van medewerkers met betrekking tot onderlinge communicatie. We evalueren hoe goed het management op de hoogte is van de situatie op de werkvloer en de kwaliteit van de samenwerking tussen teams en afdelingen. Dit geeft inzicht in de effectiviteit van communicatiekanalen en samenwerking binnen de organisatie.
Inclusie
“De mate waarin de medewerker het gevoel heeft als volwaardig onderdeel van de organisatie te fungeren.”
Inclusie is de mate waarin medewerkers het gevoel hebben als volwaardig onderdeel van de organisatie te fungeren. Het houdt in dat iedereen op het werk serieus wordt genomen en zich onderdeel voelt van de groep, zoals het team, de afdeling of de organisatie. Medewerkers die zich inclusief behandeld voelen, ervaren dat ze erbij horen en dat hun bijdragen gewaardeerd worden. Een inclusieve werkomgeving leidt tot hogere motivatie en werktevredenheid, omdat medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen. Dit bevordert creativiteit en innovatie door diverse perspectieven te benutten. Inclusieve organisaties trekken een breder talentenpool aan en behouden medewerkers vaker. Aan de andere kant kan een gebrek aan inclusie leiden tot lagere moraal en hoger verloop. Als medewerkers zich niet serieus genomen voelen of uitgesloten worden, kan dit conflicten veroorzaken, samenwerking en productiviteit schaden en sociale onveiligheid creëren. Ook kan het imago van de organisatie lijden, waardoor het moeilijker wordt om talent aan te trekken. Inclusie is daarom niet alleen ethisch belangrijk, maar ook cruciaal voor het lange termijnsucces van de organisatie.
Binnen de FIT-analyse evalueren we de mate van inclusie door te onderzoeken in hoeverre medewerkers zich onderdeel voelen van de organisatie, serieus worden genomen, en behandeld worden als volwaardige leden van het team. Dit biedt inzicht in hoe goed de organisatie inclusie bevordert en of medewerkers zich echt geaccepteerd voelen
Technostress
“De mate waarin de medewerker gehinderd wordt door niet goed functioneren apparaten en systemen.”
Binnen de FIT analyse verwijst technostress naar de mate waarin medewerkers gehinderd worden door niet goed functionerende apparaten en systemen, zoals computers, printers, netwerken of ICT-systemen. Ontwikkelingen in de technologie zorgen voor continue veranderingen en updates, wat kan leiden tot stress als medewerkers moeite hebben om bij te blijven of als de technologie niet betrouwbaar is. Dit belemmert de productiviteit en kan leiden tot frustratie en verminderde werktevredenheid. Het constante moeten aanpassen aan nieuwe systemen en het omgaan met technische storingen vormen aanzienlijke uitdagingen. De uitdagingen van technostress omvatten ook het risico op stress door de voortdurende druk om verbonden en beschikbaar te blijven. Het is essentieel dat organisaties aandacht besteden aan deze aspecten om een gezonde en productieve werkomgeving te behouden.
Bureaucratie
“De mate waarin regels, richtlijnen, voorschriften, procedures en formulieren als zinloos, overbodig, belemmerend of onhandig worden ervaren met het oog op een goede en efficiënte taakuitvoering.”
Bureaucratie wordt vaak als een belemmering ervaren vanwege de aanwezigheid van overbodige regels, procedures en voorschriften, die de efficiëntie van taakuitvoering negatief beïnvloeden. Een hoge mate van bureaucratie leidt tot demotivatie, verminderde werktevredenheid en lagere betrokkenheid van medewerkers. De aanwezigheid van onnodige regels op het werk kan stress en frustratie veroorzaken, omdat ze de autonomie en creativiteit van medewerkers beperken. Medewerkers voelen vaak de drang om regels te omzeilen om hun werk effectief te kunnen doen. Dit gedrag wijst op een misfit tussen werkeisen en de behoeften van medewerkers, wat de algehele productiviteit en innovatie binnen de organisatie vermindert. Binnen de FIT-analyse onderzoeken we de mate van bureaucratie door te vragen naar hoe vaak medewerkers regels omzeilen om hun doelen te bereiken en de aanwezigheid van onnodige regels, procedures en voorschriften die hun werk bemoeilijken. Dit geeft inzicht in de mate van administratieve belasting en de impact ervan op de werkprocessen. We evalueren hoe bureaucratie de efficiëntie en werktevredenheid beïnvloedt.
Conflicten
“De mate waarin er sprake is van persoonlijke conflicten op het werk.”
Persoonlijke conflicten op het werk vormen een aanzienlijk risico voor zowel individuen als organisaties. Dergelijke conflicten leiden tot verhoogde stress, verminderde werktevredenheid en een afname in productiviteit. Bovendien kunnen persoonlijke conflicten de teamdynamiek verstoren en de samenwerking bemoeilijken, wat de algehele prestaties van de organisatie negatief beïnvloedt. Sociale veiligheid is een cruciale basisvoorwaarde voor duurzame inzetbaarheid. Wanneer medewerkers zich sociaal veilig voelen, durven ze hun mening te uiten, fouten toe te geven en hulp te vragen zonder angst voor negatieve consequenties. Persoonlijke conflicten bedreigen deze sociale veiligheid door een omgeving van angst en wantrouwen te creëren. Dit kan leiden tot verhoogde arbeidsverzuim, ongewenst gedrag, een hogere personeelsverloop en een verminderde betrokkenheid bij de organisatie. Door persoonlijke conflicten te minimaliseren en een cultuur van respect en open communicatie te bevorderen, kunnen organisaties de sociale veiligheid verbeteren. Dit draagt bij aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers, aangezien zij in een veilige en ondersteunende omgeving beter presteren en zich meer betrokken voelen bij hun werk. Binnen de FIT-analyse vragen we medewerkers of ze persoonlijke conflicten ervaren met iemand op het werk. Dit biedt inzicht in de aanwezigheid en impact van dergelijke conflicten op hun werkervaring en samenwerking.
Ongewenst gedrag
“De mate waarin de medewerker ongewenste omgangsvormen zoals pesten, lichamelijk geweld, intimidaties of bedreigingen, discriminatie en ongewenste seksuele aandacht heeft ervaren.”
Ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals pesten, lichamelijk geweld, intimidaties, bedreigingen, discriminatie en ongewenste seksuele aandacht, heeft aanzienlijke risico’s voor zowel medewerkers als organisaties. Voor medewerkers kan dit leiden tot ernstige psychische problemen, zoals stress, angst en depressie, en kan het hun fysieke gezondheid aantasten. Het kan ook hun werktevredenheid en motivatie verminderen, wat resulteert in verhoogd arbeidsverzuim en personeelsverloop. Voor organisaties betekent dit een verlies aan productiviteit, een negatieve werkcultuur en mogelijk juridische problemen en reputatieschade.
De praktijk toont aan dat 17% van de medewerkers in Nederland jaarlijks ongewenst gedrag heeft ervaren op de werkvloer (NEA, 2023), wat het belang onderstreept van een veilige werkomgeving. Organisaties hebben de verantwoordelijkheid om beleid te implementeren dat ongewenst gedrag voorkomt, medewerkers te trainen in respectvol gedrag en duidelijke procedures te hebben voor het melden en aanpakken van incidenten. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om zich aan deze gedragsnormen te houden en incidenten te melden zodat passende maatregelen kunnen worden genomen. Zo kunnen zowel medewerkers als organisaties bijdragen aan een veilige en productieve werkomgeving.
Binnen de FIT-analyse onderzoeken we in hoeverre medewerkers het afgelopen jaar ongewenst gedrag hebben ervaren en van wie dit gedrag afkomstig was (klanten, collega’s, leidinggevenden). Dit biedt inzicht in de frequentie en bronnen van ongewenst gedrag binnen de organisatie. We evalueren hoe dit gedrag de werkervaring en het welzijn van medewerkers beïnvloedt.
Betrokkenheid
“De mate waarin de medewerker zich betrokken voelt bij zijn of haar organisatie.”
Medewerkers die zich betrokken voelen bij hun organisatie vertonen doorgaans hogere prestaties en productiviteit, wat directe voordelen oplevert voor de organisatie. Dit is niet alleen zichtbaar in hun dagelijkse werkzaamheden, maar ook in hun neiging om minder vaak afwezig te zijn en langer bij de organisatie te blijven. Bovendien dragen betrokken medewerkers bij aan een hogere klanttevredenheid door hun sterke inzet en verbeterde service. Innovatie en creativiteit floreren ook bij betrokken medewerkers, aangezien zij meer geneigd zijn om nieuwe ideeën te verkennen en te implementeren. Voor medewerkers zelf betekent betrokkenheid een verhoogd welzijn en werktevredenheid, wat bijdraagt aan hun algehele mentale gezondheid. In een competitieve arbeidsmarkt met veranderende verwachtingen en technologische vooruitgang, is het essentieel voor organisaties om betrokkenheid te bevorderen en te onderhouden. Door te investeren in betrokkenheid kunnen organisaties beter inspelen op de behoeften van hun medewerkers en tegelijkertijd hun concurrentiepositie versterken. De mate waarin medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie wordt binnen de FIT analyse inzichtelijk.
(Ervaren) productiviteit
”De mate waarin de arbeidsprestatie van de medewerker voldoet aan de functie-eisen.”
Het is cruciaal dat medewerkers voelen dat ze aan de functie-eisen voldoen, omdat dit hun zelfvertrouwen en motivatie een enorme boost geeft. Wanneer mensen zien dat hun werk aansluit bij de verwachtingen, voelen ze zich capabel en tevreden over hun bijdrage. Dit stimuleert hen om met meer betrokkenheid en enthousiasme te werken, wat de algehele prestaties ten goede komt. Als medewerkers echter het gevoel hebben niet te voldoen aan wat er van hen wordt verwacht, kunnen ze zich gefrustreerd en gestrest voelen, wat hun motivatie en werkplezier schaadt. Het gevoel van succes en groei speelt dus een grote rol in hoe betrokken en loyaal medewerkers zich voelen tegenover hun werk en organisatie. Daarom is het belangrijk voor organisaties om ervoor te zorgen dat medewerkers zien hoe hun prestaties bijdragen aan de functie-eisen en de bredere doelen van de organisatie. De (ervaren) productiviteit wordt inzichtelijk gemaakt door medewerkers te vragen in hoeverre zij hun doelen bereiken en of hun prestaties voldoen aan de gestelde normen en eisen. Dit biedt een duidelijk beeld van hoe medewerkers hun effectiviteit en succes op het werk ervaren.
Organisatie FIT en de andere domeinen
In het FIT-model van paraDIGMA groep worden vier domeinen onderscheiden, waarvan Organisatie FIT slechts een aspect is. De overige domeinen omvatten Fysiek FIT, Mentaal FIT en Job FIT. Elk domein heeft specifieke bouwstenen die van invloed zijn op dat specifieke domein. Desalniettemin zijn deze bouwstenen en domeinen onderling met elkaar verbonden. De onderlinge samenhang van bouwstenen en domeinen bepaalt of een medewerker of organisatie wel of niet duurzaam inzetbaar is.