PRIVACY POLICY/ CERTIFICERINGEN

Privacy- en cookieverklaring verklaring paraDIGMA groep B.V.

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 1 november 2021.

Onze visie op privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens

Om u en de organisatie waar u voor werkt goed te kunnen ondersteunen, hebben medewerkers van paraDIGMA gegevens van u nodig. Deze gegevens zijn van vertrouwelijke aard. ParaDIGMA ziet er dan ook strikt op toe dat uw gegevens worden beschermd en dat alleen bevoegde personen uw gegevens kunnen inzien. Wij kunnen ons voorstellen dat u meer wilt weten over hoe we dit precies geregeld hebben. Bij alles wat wij doen, staat de bescherming van uw persoonsgegevens centraal. Zo heeft de paraDIGMA groep een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die erop toeziet dat paraDIGMA groep conform de geldende privacywetgeving handelt. In onze privacy- en cookieverklaring leggen wij u uit wie uw gegevens mogen inzien, hoe wij uw gegevens verwerken, hoe wij ze bewaren en hoe lang ze bewaard worden.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welk doel verwerken wij uw gegevens?

ParaDIGMA beschikt over gegevens van elke werkgever die klant is bij één van onze labels. Daarnaast beschikken wij over gegevens van elke verzuimende werknemer die in dienst is van deze werkgever of van werknemers die eerder al eens verzuimd hebben (maar alleen gedurende de periode dat de werkgever klant bij ons was). Dit kan dus ook voor uw gegevens gelden. Er kan een onderverdeling worden gemaakt in drie typen gegevens:

• Gegevens van uw werkgever zoals naam van de organisatie, adresgegevens, branche en contractnummer;
• Gegevens over uzelf zoals uw naam, adres, geslacht en geboortedatum;
• Vertrouwelijke gegevens zoals uw burgerservicenummer, ziekmelding(en) en resultaten van overleg met de werkgever, behandelaars en het UWV. Het kan ook voorkomen dat er persoonlijke gegevens zijn opgenomen die afkomstig zijn van uw huisarts of specialist, maar dit is alleen het geval als u toestemming hebt verleend om de gegevens aan paraDIGMA te verstrekken.

De verschillende labels binnen de paraDIGMA groep, zoals De Arbodienst, PSION, Resolu en PDG Health Services maken gebruik van medewerkers van paraDIGMA groep B.V. voor ondersteunende diensten. Denk aan front- en backoffice en administratieve werkzaamheden. De front- en back office van paraDIGMA groep B.V. werken net als het medisch secretariaat onder taakdelegatie van een bedrijfsarts. Zodoende mag de betreffende medewerker uw medische informatie verwerken in het kader van de verzuimbegeleiding of preventieve dienstverlening.

ParaDIGMA kan uw persoonsgegevens dus onder andere gebruiken voor de arbeidsomstandighedenzorg bij uw werkgever, begeleiding bij ziekteverzuim, re-integratie en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit kunnen wij doen in opdracht van uw werkgever, met uw toestemming, maar wij kunnen ook een gerechtvaardigd belang hebben of aan wettelijke verplichtingen moeten voldoen.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens wanneer u één van onze locaties bezoekt. Dit kan op verschillende manieren gebeuren:

• Door het gebruik van camerabeelden. Uiteraard heeft slechts een beperkt aantal collega’s vanuit hun functie toegang tot deze beelden. Bovendien bekijken zij de camerabeelden slechts als daar een concrete aanleiding toe is, bijvoorbeeld wanneer zich een incident heeft voorgedaan of om de juistheid van een ontvangen klacht of aansprakelijkstelling na te gaan.
• Door middel van bezoekersregistratie. Wanneer u zich meldt bij de frontoffice op één van onze locaties, registeren wij uw naam en uw aankomst- en vertrektijd. Wij verwerken deze informatie om het juiste verloop van een afspraak te registeren en om in geval van calamiteiten op een juiste wijze te kunnen handelen.

Hoe worden uw gegevens door paraDIGMA bewaard en voor hoe lang?

Uw gegevens worden veilig bewaard in onze eigen digitale administratie en/of verzuimsysteem met een afgescheiden deel dat alleen toegankelijk is voor de betrokken professional. Dit zorgt ervoor dat wij snel informatie kunnen opzoeken of aanpassen. Het verzuimsysteem is alleen toegankelijk voor bepaalde medewerkers van paraDIGMA groep. Zij hebben een persoonlijke autorisatie nodig om die onderdelen van een dossier te kunnen inzien waarvoor zij geautoriseerd zijn. Het verzuimsysteem kan tot op bepaalde hoogte gekoppeld zijn aan andere systemen, bijvoorbeeld voor administratieve zaken zoals het doorgeven van de ziekmelding vanuit uw werkgever aan paraDIGMA. Er is echter géén koppeling met het medische deel van het systeem.

Het kan voorkomen dat er gegevens over u of uw werkgever op papier staan. Deze gegevens worden door paraDIGMA bewaard in een gesloten, beveiligd archief.

Op het medisch gedeelte van uw bedrijfsgeneeskundig dossier rust een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar. Doorgaans worden andere persoonsgegevens bewaard tot twee jaar na uitdiensttreding of totdat de gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor onze gerechtvaardigde doelen. Als de bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens zo spoedig mogelijk uit het bestand verwijderd.

Wettelijk zijn wij verplicht om financiële gegevens zeven jaar te bewaren vanaf het einde van het kalenderjaar.

Camerabeelden bewaren wij maximaal vier weken. Bezoekregistratieformulieren bewaren wij alleen diezelfde werkdag.

Wie kan uw gegevens inzien en welke persoonsgegevens verstrekken wij aan derden?

Niet iedere medewerker van paraDIGMA mag uw gegevens inzien. De professional die u begeleidt, kan uw medische gegevens inzien. Daarnaast kunnen andere medewerkers die werken onder de verantwoordelijkheid van de professional bepaalde gegevens van u inzien. Tijdens het contact met u verzamelen zij gegevens over bijvoorbeeld uw ziekmelding. Daardoor kan de professional zijn of haar werk beter doen.

Het kan voorkomen dat de professional deskundigen inschakelt. In een dergelijk geval kan de informatie die de deskundige nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden met hem/haar gedeeld worden, mits u hiervoor toestemming hebt gegeven. Daarnaast hebben onze front- en backoffice toegang tot uw gegevens, om u bijvoorbeeld ziek te kunnen melden.

Voor het verstrekken van uw gegevens aan uw werkgever gelden strikte regels. Aan uw werkgever kan slechts beperkt informatie worden verstrekt. Het gaat slechts om die gegevens die de werkgever nodig heeft om de re-integratie te kunnen vormgeven, zoals de conclusies van de professional over uw mogelijkheden om uw werk te hervatten en de begeleidingsafspraken die met u worden gemaakt. Daarnaast krijgt uw werkgever algemene informatie over het verzuim binnen de organisatie. Hieruit valt niet te herleiden wat de reden is van het verzuim van een individuele werknemer. Medische informatie verstrekken wij conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens hierover niet aan uw werkgever.

Daarnaast kan het noodzakelijk zijn dat wij bepaalde gegevens van u verstrekken aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), verzuimverzekeraars en het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten. Mochten wij het noodzakelijk vinden om gegevens aan andere partijen te verstrekken, dan zullen wij dat alleen doen in opdracht van uw werkgever.

ParaDIGMA groep deelt uw persoonsgegevens enkel met derden wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Dit betekent dat wij een grondslag hebben, wij de derde als leverancier ten behoeve van de dienstverlerning inschakelen of als een derde onderdeel uitmaakt van de paraDIGMA groep. De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens kunnen verwerken, zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Betalingsdienstveleners
• Cookieleveranciers
• Telecomleveranciers
• Ingeschakelde consultants en tussenpersonen

paraDIGMA groep kan uw persoonsgegevens verder delen met verwerkingsverantwoordelijken die deel uitmaken van de paraDIGMA groep, op grond van een gerechtvaardigd belang voor interne administratieve doeleinden binnen het concern, of indien dit noodzakelijk is om de overeenkomst met u uit te voeren. Binnen de paraDIGMA groep worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd voor analytische doeleinden. Het voorgaande betekent dat uw persoonsgegevens inzichtelijk kunnen zijn voor medewerkers van andere entiteiten binnen paraDIGMA. De medewerkers van deze entiteiten krijgen enkel toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is uit hoofde van hun functie. Uiteraard gaan alle medewerkers zorgvuldig met uw gegevens om en zullen andere entiteiten de persoonsgegevens niet inzetten voor andere doeleinden zonder dat daar een grondslag voor bestaat.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

paraDIGMA groep neemt passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Voorbeelden van maatregelen die wij genomen hebben, zijn autorisaties die wij hebben ingeregeld en tweefactor authenticatie om toegang te krijgen tot onze systemen.

Het verwerken van persoonsgegevens via het contactformulier op onze website

Wanneer u een e-mail stuurt, een ingevuld contactformulier stuurt of op een andere manier contact met ons opneemt, gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden. Wij gebruiken de informatie die u in uw e-mail of via het formulier naar ons toestuurt gebruiken om met u in contact te treden. Wij bewaren deze gegevens zolang als wij dat noodzakelijk vinden voor dit contact.

Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van onze aanmeldformulieren door het versturen van spam te voorkomen. Door aan te geven dat u geen robot bent, controleren wij:

• Hoe snel het formulier wordt ingevuld;
• Welke muisbewegingen u maakt tijdens het invullen;
• Het IP-adres van diegene die het formulier invult.

Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een legiteme bezoeker of een robot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene bevestigt geen robot te zijn. Vervolgens kan het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het privacybeleid van Google.

Het Anders Denken Symposium en andere bijeenkomsten

Wanneer u zich via onze website aanmeldt voor één van onze bijeenkomsten, zoals het Anders Denken Symposium, verwerken wij uw contactgegevens om uw aanmelding voor de bijeenkomst te verwerken en u op de hoogte te houden over de bijeenkomst. Via iedere e-mail die u hierover ontvangt, kunt u zich afmelden. Ook kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Nieuwsbrief

Als u op de hoogte wilt blijven van nieuwe ontwikkelingen, dan kunt u zich inschrijven voor de nieuwsbrief van de paraDIGMA groep. U ontvangt de nieuwsbrief totdat u zich hier weer voor afmeldt. Bij iedere nieuwsbrief die u ontvangt, is het mogelijk u weer af te melden via een link in die mail. Ook kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Solliciteren

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te nemen en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Hiervoor gebruiken wij uw aanheft, naam, contact- en adresgegevens. Aanvullend kunnen wij uw geboortedatum en -land, CV, motivatiebrief, salarisindicatie, beschikbaarheid, een Verklaring Omtrent Gedrag en eventuele referenties verwerken.

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal zes weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elke moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal twee jaar na indiensttreding.

Het gebruik van cookies op onze website

Social media
Op onze website is een social media button opgenomen van LinkedIn. Met behulp van deze button kunt u ervoor kiezen om via uw eigen social media-account bij LinkedIn aan te geven dat u geïnteresseerd bent in onze producten en diensten of om onze pagina te delen met uw netwerk. Dit zal vervolgens zichtbaar zijn voor de bezoekers van uw persoonlijke LinkedIn-pagina. Als u op deze button klikt, kan door LinkedIn één of meerdere cookie(s) ter uw herkenning worden geplaatst. Op het gebruik van LinkedIn is de privacyverklaring van LinkedIn van toepassing.

Google Analytics en Google Tag Manager

Op onze website maken wij gebruik van de cookies van Google Tag Manager, deze maken het mogelijk om scripts van andere cookies in te laden. Google Tag Manager is puur functioneel en wordt niet gebruikt voor het verzamelen van.

Ook maken we gebruik van Google Analytics. Deze tool helpt ons om inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag en de gebruikerservaring op basis van deze informatie te verbeteren. De verkregen informatie, met inbegrip van een deel van het adres van uw computer (IP-adres), wordt overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Het laatste gedeelte van het IP-adres is niet zichtbaar en de cookies vervallen binnen twee jaar na de sessie.

Wij hebben Google Analytics privacy-vriendelijk ingesteld, wat betekent dat we afspraken hebben vastgelegd over de omgang met de verzamelde gegevens. Hierin hebben wij Google niet toegestaan de verkregen informatie te delen met of te gebruiken voor andere Google-diensten. Google kan echter wel informatie aan derden verschaffen, indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Meer informatie over de gegevensverwerking door Google Analytics kunt u vinden in de privacyverklaring van Google.

Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principes en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Tot voor kort betekende de aansluiting bij het Privacy Shield-programma dat er sprake was van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 (Schrems II zaak) is dit Privacy Shield echter ongeldig verklaard. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. We hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we u hierover informeren via deze privacy- en cookieverklaring. Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op, via de contactgegevens in deze privacy- en cookieverklaring.

Welke privacyrechten heeft u?

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder.

Daarnaast heeft u de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
• Inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
• Het laten corrigeren van foute persoonsgegevens
• Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• Intrekken van toestemming
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
• Het laten beperken van de verwerking
• Het (laten) overdragen van persoonsgegevens

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen dan kunt u dit kenbaar maken via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring voor de meest actuele informatie.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Bent u toch niet tevreden met hoe er met uw verzoek om wordt gegaan? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.

Contactgegevens

Voor vragen over uw gegevens, de manier waarop we daarmee omgaan of over deze privacy- en cookieverklaring, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Adres:              Fultonbaan 56-60

3439 NE Nieuwegein

Website:           www.paradigma.nl

KvK-nummer:   20071621

E-mail:             servicedesk@paradigma.nl

E-mail FG:        privacy@paradigma.nl